E-handel förenklar inköp och ökar transparensen
Annica Schölund Storm, Statens servicecenter, och Fredrik Flodin, Upphandlingsmyndigheten, samtalade om fördelarna med digitala inköpsprocesser.
Digitaliseringen av inköpsprocesser leder till bättre kontroll, snabbare flöden och ökad transparens. För att främja användningen av digitala beställningar inom statsförvaltningen bjöd Statens servicecenter in till en digital inspirationsdag för myndigheter med fokus på e‑handel.
Framgångsfaktorer för e-handel i offentlig sektor
Under inspirationsdagen den 25 oktober diskuterades varför e‑handel är viktigt och vilka faktorer som är viktiga för att lyckas. Bland fördelarna lyftes förbättrad avtalsefterlevnad, snabbare processer, bättre kontroll över inköp och färre påminnelser fram. Dessutom betonades hur e‑handel kan öka medborgarnas förtroende genom ökad transparens och bättre styrning.
– En av fördelarna med att digitalisera inköpen är att det blir lättare att följa upp och spåra allt vi köper. Med automatiserade kontroller kan vi snabbt upptäcka och hantera avvikelser, vilket minskar risken för fel och oegentligheter, sa Annica Schölund Storm, chef för avdelningen ekonomi- och konsulttjänster.
I sändningen medverkade representanter från Upphandlingsmyndigheten, Försäkringskassan och Digg. De delade med sig av sina erfarenheter och gav tips på hur man framgångsrikt inför e‑handel inom offentlig sektor. Betydelsen av att ha rätt organisation, strategier och strukturer på plats för att lyckas betonades. Deltagarna fick också veta hur man kan använda nyckeltal för att analysera och styra sina inköpsprocesser.
Statens servicecenters uppdrag att stödja myndigheter
Statens servicecenter erbjuder tjänster inom e‑handel, från beställning till betalning med systemstöd som möjliggör elektroniska beställningar och ett helt digitalt flöde till att fakturan är betald. För närvarande är 126 myndigheter anslutna till Statens servicecenters e‑handelstjänster.
– Vi vill göra det enkelt för myndigheterna att komma igång med e‑handel genom att erbjuda stöd och utbildning. När fler myndigheter använder e‑handel kan vi spara tid och pengar samtidigt som vi ökar transparensen i våra inköpsprocesser, säger Annica Schölund Storm.
Pilotutbildning för att öka digitala beställningar
Regeringen har gett Statens servicecenter i uppdrag att ta fram en pilotutbildning som ska hjälpa myndigheter att öka användningen av digitala beställningar via e‑handelssystem. Även om korruptionsbekämpning inte var ett huvudtema under inspirationsdagen, är det en viktig del i satsningen på e‑handel inom offentlig sektor.
Syftet med pilotutbildningen är att ge myndigheterna de verktyg och förutsättningar som behövs för att öka andelen digitala beställningar och skapa effektiva flöden som ger tids- och kostnadsbesparingar.
– Om fler myndigheter börjar med digitala beställningar kan vi skapa en mer enhetlig och transparent process, säger Annica Schölund Storm. Det ger oss bättre kontroll och ökar förtroendet för statsförvaltningen genom tydligare insyn i inköpsprocesserna.
Regeringsuppdrag Öka andelen digitala beställningar
Regeringen har uppdragit åt Statens servicecenter att ta fram en pilotutbildning om hur myndigheter kan öka användningen av digitala beställningar via e‑handelssystem. Utbildningen är en del av en större handlingsplan för att förebygga korruption i inköpsverksamhet och kommer att finansieras genom avgifter från deltagande myndigheter.
Syftet med pilotutbildningen:
- Att ge myndigheterna de verktyg och förutsättningar som behövs för att öka andelen digitala beställningar.
- Att hjälpa myndigheterna att skapa effektiva flöden som ger tids- och kostnadsbesparingar.
Statens servicecenter ska även se över möjligheten att tillhandahålla en tjänst för att kunna analysera myndigheternas inköp. Tjänsten ska göra det möjligt för myndigheterna att analysera och redovisa vad som har köpts, för hur mycket, från vilka leverantörer samt hur inköpen kan kategoriseras.
Så kan e-handel bidra till en mer effektiv statsförvaltning
- Centraliserad hantering: Skapar en enhetlig process som är lättare att övervaka.
- Standardiserade rutiner: Minskar risken för individuella avvikelser.
- Gemensamt leverantörsregister: Underlättar kontroll och verifiering av leverantörer.
- Förbättrad spårbarhet: Gör det enklare att följa upp och analysera inköp.
- Automatiserade kontroller: Minskar risken för manuella fel.
- Effektivare processer: Snabbare flöden och färre påminnelser.
- Minskad manuell hantering: Frigör tid för mer strategiska uppgifter.
- Förbättrad avtalsefterlevnad: Säkerställer att inköp sker från godkända leverantörer enligt gällande avtal.